Un équipement de lecture automatique est composé d’un micro-ordinateur, d’un logiciel de pilotage de la lecture et d’un périphérique de lecture qui peut être soit un lecteur optique, soit un scanner.

La lecture optique
La lecture optique de marques que l’on désigne généralement par l’abréviation américaine OMR (Optical Mark Reading) est une technologie connue et éprouvée, largement utilisée dans l’enseignement (correction de QCM), dans le domaine hospitalier (demandes d’analyses...) et dans l’univers spécifique du vote d’assemblées.
La technologie OMR se caractérise par une grande vitesse de lecture effective (jusqu’à 7.000 documents/heure). L’analyse du contenu du document lu se passe au niveau du lecteur optique qui dispose d’une intelligence propre et dédiée (micro-processeur intégré).
Le lecteur se connecte simplement au micro-ordinateur par le port série, sans paramétrages ou installations particulières.
En début de session de lecture, l’utilisateur lance son logiciel de lecture optique et télécharge, en quelques secondes, dans la mémoire du lecteur, le programme de traitement du questionnaire à lire .
A partir de ce moment, le lecteur est capable d’analyser le questionnaire correspondant, de détecter les incohérences (ex : double marquage) et d’envoyer instantanément au micro-ordinateur les seules informations utiles. Ce processus de décodage en amont permet de définir le niveau de performance au niveau du lecteur et non par rapport à l’ordinateur utilisé.
Par ailleurs, en raison des systèmes d’identification optique utilisés, la technologie OMR présente un niveau de fiabilité très élevé du résultat de la lecture. Le matériel de lecture lui-même est également extrêmement robuste et s’apparente d’avantage à un équipement industriel qu’à un appareil bureautique.
Un lecteur OMR peut être manuel, semi-automatique ou automatique. Dans ce dernier cas, il peut disposer d’un bac de rejet, destiné à recevoir les questionnaires écartés automatiquement car mal remplis ou déteriorés (qui peuvent être repris ensuite par un opérateur).
La plupart des modèles de lecteurs acceptent une double tête de lecture, permettant de lire en un seul passage les deux faces d’un questionnaire. Certains modèles peuvent également disposer en plus d’une ou plusieurs tête code-à-barre, permettant de lire des codes de personnalisation imprimés ou collés sur le questionnaire (étiquettes).
Enfin, les appareils les plus sophistiqués peuvent intégrer une tête de lecture OCR, permettant de décoder une ou plusieurs lignes d’un texte dactylographié sur le questionnaire, dans des polices de caractères définies.
En France, dans le domaine spécifique de la saisie automatique de questionnaires d’enquêtes, la technologie OMR permet déjà le dépouillement rapide des questionnaires de plusieurs très grands instituts d’études. Cependant, en raison du coût relativement élevé des lecteurs (60 à 250 KF), l’OMR reste lié dans l’esprit de décideurs à la notion de volumes importants.

La scannérisation
Tout le monde connaît les périphériques de scannage de documents qui récupèrent l’image d’un document pour la restituer à l’écran ou sur papier : scanners bureautiques, fax, copieurs numériques...
Lorsqu’on parle de lecture automatique de questionnaires ce type d’appareil sert de référentiel dans l’esprit des non-initiés. En effet, si je peux scanner une image, pourquoi ne pourrais-je pas scanner un questionnaire ?
En réalité, tout le problème n’est pas de savoir récupérer l’image du document mais de le faire vite, et de savoir analyser son contenu et le récupérer dans l’application appropriée.
Contrairement aux lecteurs optiques, les scanners ne disposent pas d’une intelligence “embarquée”. Il faut donc scanner l’image, la transmettre à l’ordinateur de la manière la plus rapide et la plus compacte possible puis la décoder à ce niveau. Or l’image d’une page A4 “pèse” plusieurs dizaine de milliers d’octets (à comparer aux quelques dizaines d’octets que transmet un lecteur optique !).
Pourtant, la technologie de la scannérisation a de nombreux atouts dont le premier est sans doute la possibilité de prendre en compte les réponses à des questions ouvertes.
Ainsi, dans la mesure où le scanner récupère l’image du document, il est possible de stocker et dans certains cas d’analyser automatiquement l’image de la zone manuscrite contenant la réponse.
Si cette zone manuscrite est libre (écriture cursive normale sans écartement des lettres), il est techniquement impossible aujourd’hui de reconnaître automatiquement l’écriture et de transformer la réponse en texte. Le seul moyen de prendre en compte l’information est de stocker l’image en tant que telle pour permettre ensuite à un opérateur humain de visualiser sur son écran les réponses données et de resaisir leur contenu manuellement.
En revanche, si la réponse est écrite en respectant certaines conventions, dont la plus courante est de placer une lettre majuscule ou un chiffre unique dans des cases prévues à cet effet, certains logiciels du marché arrivent à reconnaître automatiquement ces caractères avec une fiabilité satisfaisante et à les stocker dans le fichier des données. Cette possibilité est le plus souvent utilisée pour prendre en compte un nom, un code ou une note mais pas vraiment une zone de réponse à une vraie question ouverte.

L’importance du document
Quelque soit la technologie utilisée, la lecture automatique implique l’utilisation de questionnaires mis en forme selon des normes spécifiques.
La technologie de la lecture optique exige des documents normalisés avec des petits rectangles noirs sur la droite de chaque page. Ces marques sont appelées “pistes-horloges” et indiquent à la tête de lecture la position des cases à cocher (appelées “alvéoles”) sur la page.
L’utilisation de documents prévus à cet effet est également très fortement conseillée dans le cadre de la lecture scanner même si certains logiciels permettent de partir de documents existants pour les codifier à posteriori (ce qui ne donne pas toujours de bons résultats). Il n’existe pas pour la scannérisation des normes internationales comme pour la lecture optique. Les documents doivent plutôt correspondre à ce qu’attend le logiciel de lecture. En général, les règles minimales habituellement utilisées sont la présence de marques de repérages (angles ou traits de positionnement) et l’utilisation de cases particulières.
Pour concevoir des questionnaires normalisés, il existe 2 solutions : la première consiste à utiliser un logiciel spécialement prévu à cet effet, comme OMR Manager, qui permet à l’utilisateur de concevoir son questionnaire sans se soucier des normes puisque les cases sont placées automatiquement à des positions optimales. OMR Manager va d’ailleurs jusqu’à générer automatiquement le programme de pilotage du lecteur optique en incluant tous les contrôles de cohérence nécessaires (nombre de cases à cocher par question, contrôles des bornes pour les zones à cocher numériques et les dates, etc...).
La deuxième solution consiste à utiliser un logiciel de mise en page de type PAO, qui offre certainement beaucoup plus de possibilités graphiques et de gestion des couleurs mais qui nécessite une connaissance parfaite des normes de positionnement des cases. Le document ainsi conçu doit ensuite faire l’objet d’une programmation dans un langage compréhensible par le lecteur et/ou le logiciel de lecture utilisés afin de pouvoir être lu automatiquement. La complexité de ce processus le réserve à la production de documents sophistiqués et/ou particuliers (formats spécifiques...) par des spécialistes du domaine.

Traitement automatique des enquêtes de satisfaction au BHV
Le BHV s’est équipé il y a 3 ans d’un système de création, lecture automatique et analyse statistique de questionnaires composé des logiciels ETHNOS et OMR Manager ainsi que d’un lecteur optique Axiome 930 recto-verso.
“La mise en place du système complet et la formation à son utilisation nous ont coûté 2 fois moins cher qu’une seule enquête annuelle de satisfaction confiée à l’extérieur” indique Mlle NGUYEN, responsable des Etudes et Contrôle Qualité de Service. “Depuis trois ans, nous réalisons ainsi, de manière autonome, notre baromètre de satisfaction annuel. L’opération se déroule dans la première quinzaine de septembre et concerne 17.000 clients, interrogés dans nos 15 magasins répartis sur toute la France (+ 1 à l’étranger). Les enquêtes, d’une page recto-verso sont administrées par des enquêteurs que nous recrutons pour l’occasion, et que nous encadrons en interne. Les questionnaires remplis sont lus au fur et à mesure. Les résultats définitifs sont ainsi disponibles à peine 2 ou 3 jours après l’administration du dernier questionnaire.
La souplesse du système nous permet d’ailleurs de réaliser de nombreuses autres études et de répondre toute l’année aux différentes demandes provenant de nos services, qu’il s’agisse de petites opérations sur 200 clients (acheteurs d’un produit particulier...) ou d’enquêtes de grande envergure (pré et post-tests publicitaires, enquêtes quanti, questionnaires internes...). Notre dernier projet consiste en ce moment à systématiser nos enquêtes post-réclamation, en reliant nos applicatifs de lecture automatique à notre application de suivi des réclamations.”